Ejemplo de servicios prestados
Las empresas comerciales suelen ofrecer a sus clientes y socios no sólo productos, sino también servicios. Puede ser la actividad principal de la empresa o la asociada. En cualquier caso, si la empresa presta servicios, éstos son objeto de contabilidad.
La prestación de servicios debe reflejarse necesariamente en la contabilidad, de lo contrario es imposible determinar el resultado financiero. La ley exige que los servicios de pago estén documentados por ambas partes: el cliente y el proveedor del servicio. El cliente y el contratista deben disponer de la documentación principal para reflejar la prestación de servicios en la contabilidad. Veamos con más detalle cómo llevan los registros el contratista y el cliente.
Desde el punto de vista financiero, los ingresos procedentes de la prestación de servicios forman parte de los ingresos de las actividades de la empresa. Por regla general, los ingresos se registran en documentos en la fecha en que se prestan los servicios. ¿Qué significa esto? El departamento de contabilidad registrará la recepción de ingresos durante el periodo en que se firme el certificado de aceptación u otro documento primario que confirme la prestación de servicios. Uno de los requisitos obligatorios del documento es que contenga los detalles establecidos por la Ley «Sobre la contabilidad». Los ingresos por la venta de servicios se realizan en la cuenta 90 «Ventas».
¿Es el servicio prestado un activo?
Las operaciones basadas en los servicios no utilizan el formato tradicional basado en la venta al por menor para la cuenta de pérdidas y ganancias, que utiliza una sección de «Coste de los bienes vendidos». En cambio, el sector de los servicios utiliza un segmento de «Coste de los servicios prestados». Sin embargo, el formato de presentación es muy similar. A continuación se presenta una comparación de los dos formatos:
Aunque los dos formatos son similares en su estructura, tienen significados diferentes. Este artículo explicará al lector los distintos términos utilizados en las operaciones basadas en servicios dentro de la sección de coste de los servicios prestados de la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias). También se explican los diferentes formatos que se pueden utilizar. Por último, explicaré cómo se configura esto en el plan de cuentas para obtener los resultados deseados.
A diferencia del comercio minorista que utiliza términos basados en el respectivo producto vendido, la industria de servicios utiliza términos que se correlacionan con el servicio prestado. La clave es la persona que presta los servicios. Por ejemplo, en la profesión médica (pensemos en las grandes consultas u hospitales) se separa al personal y se utilizan términos como Profesionales (los que llevan números de identificación de cobro de Medicare, como médicos, personal quirúrgico, personal clínico), personal de enfermería, personal de limpieza, servicio de comidas y otros. Por lo tanto, sus informes agrupan toda la plantilla para distinguir los costes dentro del grupo. A menudo, esto coincide con la sección de ingresos con las respectivas ventas de los servicios.
Significado del servicio prestado en contabilidad
Existen cinco tipos diferentes de cuentas. La mayoría de los usuarios del campus sólo estarán expuestos a las Cuentas de Gastos e Ingresos, ya que éstas se utilizan para las operaciones diarias y tienen un impacto en el saldo gastable. Algunos también utilizarán las Cuentas de Activos y Pasivos, por ejemplo, si gestionan un almacén, manejan inventarios o cobran depósitos por adelantado. El quinto tipo de cuenta es el Activo Neto, que se utiliza durante el cierre del ejercicio y no es para las transacciones diarias.
Las cuentas se organizan en un «árbol de cuentas», que agrupa las cuentas por tipo, y luego por grupo de cuentas, para la elaboración de informes financieros. Las cuentas se clasifican en primer lugar en uno de los dos estados financieros: el Balance o la Cuenta de Resultados. Este es el primer nivel de nuestro árbol. La Guía de Referencia Rápida que aparece a continuación ilustra los tipos de cuentas y algunos de los grupos de alto nivel que residen bajo cada uno de ellos.
Un informe de referencia de cuentas está disponible en el Almacén de Información Financiera, carpeta del Plan de Cuentas. Este informe exhaustivo del Plan de Cuentas es una ventanilla única para toda la información de las cuentas, incluyendo si una cuenta está permitida en los diarios principales o en las transacciones de compra, a qué base F&A está sujeto cada gasto y si un gasto puede ser potencialmente no permisible en un proyecto de investigación patrocinado. Puede encontrar una guía para este informe aquí.
Servicios prestados
Esta cuenta de mayor debe utilizarse para registrar los costes de los servicios clínicos y asociados prestados por el profesorado y el personal para las actividades de investigación (comúnmente denominadas estudios secundarios) y para los costes del personal clínico para la captación de estudios cuando el esfuerzo no es medible.
La cuenta de mayor se utiliza para distinguir entre la publicidad en los medios de comunicación y los patrocinios. NOTA: Para los proyectos financiados con fondos federales: Los únicos gastos de publicidad admisibles son los que se destinan exclusivamente a: (A) la contratación del personal necesario para el cumplimiento por parte del receptor de la obligación derivada de una adjudicación federal; (B) la adquisición de bienes y servicios para el cumplimiento de una adjudicación federal; (C) la eliminación de la chatarra o de los materiales sobrantes adquiridos en el cumplimiento de una adjudicación federal, excepto cuando los receptores reciban el reembolso de los costes de eliminación en una cantidad predeterminada; o (D) otros fines específicos necesarios para cumplir los requisitos de la adjudicación federal.
Esta cuenta de mayor debe utilizarse para las cuotas y honorarios de los miembros de las organizaciones y sociedades profesionales, y para las cuotas de licencias y certificaciones profesionales. Todos los pagos de membresías y cuotas deben ser aprobados por un decano, director o administrador superior del departamento. Las tasas por licencias y certificaciones profesionales no requieren la aprobación de un funcionario.