Ejemplos de cuentas por pagar
Gestionar las facturas con prontitud y precisión es fundamental para mantener una buena relación con los proveedores. Un buen sistema de cuentas por pagar también garantiza que no tenga pasivos en sus libros durante demasiado tiempo, evitando el riesgo para la confianza del negocio.
En pocas palabras, las cuentas por pagar consisten en todo lo que su empresa debe a los acreedores. Esto puede abarcar todo el espectro de deudas, desde los autónomos que facturan por mes hasta las agencias de alquiler de coches que facturan por su flota de trabajo.
Las cuentas por pagar son un pasivo para las empresas. Por eso es muy importante gestionarlas de forma eficaz y responsable, ya que ello contribuye a mantener la confianza en su capacidad para pagar sus deudas. Además, es algo respetuoso con tus acreedores.
El número de personas que dependen del pago puntual y exacto de las facturas hace que las cuentas por pagar sean una tarea de alto riesgo. Si no dispone de un sistema que le ayude a gestionar estos pagos, se está buscando problemas.
Por desgracia, las cuentas por pagar son una de las áreas más propensas al fraude empresarial. La gran cantidad de dinero que sale de una empresa a través de las cuentas por pagar hace que sea un proceso atractivo para los defraudadores.
Cuentas por cobrar
¿Qué son las cuentas por pagar? Las cuentas por pagar son el importe total de las obligaciones de pago a corto plazo a los proveedores por productos y servicios adquiridos a crédito. Si las cuentas por pagar no se pagan dentro de los plazos de pago acordados con el proveedor, se considera que las cuentas por pagar están en mora, lo que puede desencadenar el pago de una penalización o de intereses, o la revocación o reducción del crédito adicional del proveedor. El término también puede referirse al departamento que procesa las cuentas por pagar.Las cuentas por pagar se consideran una fuente de efectivo, ya que representan fondos que se toman prestados de los proveedores. Cuando se pagan las cuentas por pagar, se trata de un uso de efectivo. Teniendo en cuenta estas consideraciones de flujo de caja, los proveedores tienen una inclinación natural a presionar para obtener plazos de pago más cortos, mientras que los acreedores quieren alargar los plazos de pago. Cuando una empresa tiene poca liquidez, la dirección suele ordenar que se retrase el pago de las cuentas por pagar, ya que esto representa un préstamo sin intereses de los proveedores.
Cuentas por pagar y por cobrar
«Cuentas por pagar» (AP) se refiere a una cuenta dentro del libro mayor que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo a sus acreedores o proveedores. Otro uso común de «AP» se refiere al departamento o división empresarial que es responsable de realizar los pagos que la empresa debe a los proveedores y otros acreedores.
El saldo total de las cuentas por pagar de una empresa en un momento determinado aparecerá en su balance en la sección de pasivo corriente. Las cuentas por pagar son deudas que deben pagarse en un periodo determinado para evitar el impago. A nivel corporativo, las cuentas por pagar se refieren a los pagos de deudas a corto plazo que se deben a los proveedores. La cuenta por pagar es esencialmente un pagaré a corto plazo de una empresa a otra empresa o entidad. La otra parte registraría la transacción como un aumento de sus cuentas por cobrar en la misma cantidad.
Las cuentas por cobrar son una cifra importante en el balance de una empresa. Si las cuentas por cobrar aumentan con respecto a un periodo anterior, significa que la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito, en lugar de pagar en efectivo. Si las cuentas por pagar de una empresa disminuyen, significa que la empresa está pagando sus deudas del período anterior a un ritmo más rápido que la compra de nuevos artículos a crédito. La gestión de las cuentas por pagar es fundamental para gestionar el flujo de caja de una empresa.
Puestos de trabajo de contable
En el cambiante entorno empresarial actual, las empresas dependen de las cuentas por pagar para la importante tarea de pagar a los proveedores por bienes y servicios. Para algunas empresas, esto implica numerosas transacciones y el mantenimiento de las relaciones con los proveedores que ayudan a las empresas a crecer. Si bien la generación de ingresos procedentes de los clientes es uno de los principales objetivos de cualquier empresa, las cuentas por pagar son igualmente importantes en el lado de los gastos de la empresa.
La gestión de las cuentas por pagar tiene un doble efecto para la empresa: los gastos pagados se contabilizan en las finanzas, y los ingresos pagados a otras personas y empresas se contabilizan a efectos de declaración de impuestos. Este artículo se centrará en esto último: el mantenimiento de los registros de los proveedores para la declaración de impuestos.
Los servicios prestados por personas que no son empleados, o proveedores, entrarán en la clasificación de trabajadores contratistas independientes. Estos ingresos son declarables por la entidad pagadora (activa en un comercio o negocio) y activarán los requisitos de presentación de formularios para declarar los ingresos pagados, en la mayoría de los casos en el formulario 1099-MISC. Por otro lado, los ingresos pagados a los empleados se declaran en el formulario W-2. El siguiente cuadro ofrece un ejemplo de la presentación de formularios en función de la clasificación de los trabajadores. Es importante tener en cuenta que esto se extiende también a las relaciones globales que tienen las empresas. Las empresas también pueden incorporar la utilización de un proveedor extranjero -un proveedor fuera de los Estados Unidos- para prestarles servicios. Para obtener más información sobre la presentación de informes de proveedores extranjeros, consulte nuestra publicación del blog Requisitos para la retención de pagos a proveedores extranjeros.